怎麼用 Gmail 收發企業網域郵件?思想科技讓 Google 大神幫您提高工作溝通效率!

怎麼用 Gmail 收發企業網域郵件?思想科技讓 Google 大神幫您提高工作溝通效率!
恰爾斯

恰爾斯自己以前是 IT 部門的,有時真的很想請老闆直接找思想科技用 Google for Work 的企業應用解決方案,因為用公司內部的系統或 Email 真的覺得有點痛苦,很多時候還會直接跑到辦公室外面試著用 Google 的服務去跟客戶溝通(淚)


我自己都跑去外面收 Gmail 了... 你公司養 IT 是幹嘛?

畢竟全球已經有超過五百萬家企業使用 Google Apps for Work 的企業解決方案,而且思想科技又是 Google 官方授權白金級(Premier)的經銷商,老實說透過他們採用 Google for Work 的解決方案就一切搞定了,還可以幫公司開立發票呢!

尤其有的時候因為一些內部機制和權限卡控的關係,常常會有系統當掉、擋信、部門溝通中斷...等問題,養了 IT 部門卻沒辦法好好提高工作效率,真的對公司不是一件很好的事(當然這也要看公司的決策啦!),其實我們可以把一些軟體服務重擔分給專業的 Google,便宜又好用啊!IT 人員可以專心的做資安維護、資料庫建構、解決同仁軟體問題、硬體組裝或設計訂下午茶系統(咦?)

讓 IT 大大忙得不可開交,卻又得不到大家的掌聲,真的對公司不是一件很好的事...

老闆快讓我們用 Google 的產品啦~

好啦!離題了,來聊聊如果公司換了 Google Apps for Work 會有什麼樣的改變吧!

1. 有自己公司網域的 Gmail 才是王道

以前公司自己的 Email 有很多的限制,與其說是公司的管控,倒不如說是同仁的夢靨,信箱常常突然就爆了,而且人在外面談案子,不能用手機看一下 mail,往往還要回公司打開電腦才有辦法收信(淚)

以前

思想科技
現在

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可見老闆有了公司自家的 Gmail 就能盡情虐待員工了(誤),Email 可以支援行動裝置真的是件很有效率的事,而且 30GB 的大容量也可以避免信箱這麼快就塞爆。我覺得厲害的是這樣的 Gmail 可以用自己公司的網域名稱而非 @gmail.com ,有「企業郵件」的專業度,有的公司用外部免費信箱,不小心還會被誤認為詐騙集團...

2. 在公司要混得好,絕對不能沒有行事曆

有的時候公司部門自己會有個行事曆的小系統,或者各自用公司內部 Outlook 做相關記錄,像是會議安排或產品出貨排程,但這真的跟寫在自己筆記本或佈告欄差不多,有些重要的事不小心還是會被遺忘!也沒有什麼提醒功能或協同設計...

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有了公司內部的 Google 日曆,真的會解救很多同仁,無論是預先安排會議或是緊密的產品排程,都能做到很好的時間安排,每一個行程都能在裡面把細節交代清楚,不同人的工作也有不同的標示與提醒通知,讓專案負責人能夠即時掌握工作的生產排程,真的是很方便又能減少工作錯誤的發生。

3. 老闆的聖旨沒人看到?

以前公司沒有一個完整的協作平台時,有部分專案可能都是由某個 PM 對下面的人一個個交代、一個個聯繫,有夠沒效率的!每次有要公布某些事情,往往都是一個人用 Email 同時轉發給這些人,大家再一個個回覆,這個時候我們真的很需要一個內部的協作平台啊!

思想科技

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其實如果好好運用 Google 的協作平台,工作相關的規則、消息、福利或是中午吃什麼(喂!)都可以這樣直接公布,大家只要登入就可以看到!裡面也可以存放不同時期的產品清單、交期記錄、產品 Spec、參考文件...等,方便同仁們自行取用,還能讓大家掌握工作的最新動態或專案最新進度,不用再到處問來問去囉!

4. 公司的雲端硬碟好像只是文件倉庫

公司內部的文件是不是常常一團亂呢?到 IT 做好的雲端平台看看,好像只是一堆資料夾,另外裡頭又有很多不同時間的資料夾,存放著搞不清楚是誰的資料或檔案,真的看起來只是另外一個大家存放的「硬碟」而已,沒有好好的規劃!

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其實公司內部如果好好運用 Google 的雲端硬碟以及 Google 文件的話,像平常最難規劃的年度簡報,都可以好好利用這個工具,輕鬆找到過去每個時期的相關測試報告、產品規劃、設計細節...等,團隊的夥伴們也可以共同編輯並修改檔案,甚至超快速就可以設計好一份精美的問卷,然後再後台整理一份完整的試算表,而且行動裝置化的設計讓我們到處都可以看,這些都是以前公司的「文件倉庫」沒辦法做到的,

5. 拉近同事們的感情吧!

在公司其實常會透過即時通訊軟體和不同地點的同事開會,或用 con-call 的八爪魚機器在會議室討論事情,用這招真的可以省下許多出差費用,大家用不著四處奔波,有的時候只是小小的問題,透過即時視訊會議就可以解決產品的問題了!只是這部份常常會花 IT 很多勞力解決技術上的問題...

思想科技

如果公司有了自己內部的 Google Hangouts 視訊,在開會和溝通方面真的能方便許多,相關會議或教育訓練的影片還可以放在雲端硬碟給內部同仁參考,這年頭即時的決策真的能夠加速公司的產品開發進度,節省很多溝通上的成本。

聊了這麼多 Google Apps 這套企業專用的應用程式,真的很想讓公司也弄一套進來,一次整合 Gmail、Google 日曆、Google 文件、Hangouts 以及 Google 協作平台,大家可以看看 Google 自家的官方影片,就能了解怎麼利用 Google 讓公司更進步囉!

在台灣要透過什麼管道來使用呢?其實可以找「思想科技」這間得到 Google 官方認證的 Google for Work Premier Partner(白金級經銷商合作夥伴),還連續三年拿到這個殊榮呢!

找他們真的是很有保障!

恰爾斯自己也有親自打電話過去詢問相關使用方式以及合作細節,我覺得非常適合許多製造業或軟體業,目前除台灣外,思想科技在香港、澳門、新加坡、馬來西亞和中國大陸也設有服務據點,台灣目前也有好多家廠商採用,像是:晶華酒店、英業達集團、鳳凰旅行社...等,思想科技有很好的專案建置及豐富的導入經驗,大家也可以參考看看這個「企業適合使用 Google for Work 的理由」,相信會很有幫助的!

有興趣的朋友可以到 思想科技 瞭解一下唷!
思想科技台灣分公司官方網站:http://tw.hkmci.com/home
電話:(02) 7709-7527

本文謝謝 思想科技 邀請撰寫體驗分享心得。

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■作者:恰爾斯
■主題:職場、漫畫、生活

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