[Google小教室]如何在Google日曆上建立週期日程表

[Google小教室]如何在Google日曆上建立週期日程表
David

每個帶有點藍色色調的星期一早上,都有可能是商務人士、上班族常遇到的晨間會議時間,若你正好是辦公室中的便利貼男孩、便利貼女孩,記住這些會議的時間,並提早準備主管、各部門與會人士資料的工作,就是非常重要的工作之一。我們在前一篇的 Google 小教室中,有教大家利用 Google 日曆的附件功能,將會議需要的資料事先附件在會議當天,但僅有把資料事先附件在會議當天可是不夠的,若忘記重要的會議時間,可是會讓便利貼男、女孩因此將藍色的星期一延伸至整個星期的惡夢。這次,我們要教大家的是如何在 Google 日曆上建立週期日程表,透過快速、準確的重複顯示方式,讓大家不會忘記每週固定的重要行程。而這個功能要如何設定,以及使用呢?話不多說,便利貼男、女孩們趕快看下去就會知道囉。

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第一步 - 編輯活動

我們都知道,要在 Google 日曆中建立起記事,除了使用建立功能之外,還可以透過「編輯活動」功能來進行更多的細節設定。而這次在 Google 日曆上建立週期性活動也不例外,同樣要請便利貼男、女孩使用「編輯活動」功能來進行設定。假設公司都固定在每個星期一上午 8:30 開晨間會議,這時身為會議資料、會議室準備的便利貼男、女孩就可以使用「編輯活動」,來為每個星期一上午的 8:30 建立重要的記事。

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第二步 - 將全天選項關閉取消,改為手動設定時間

進入 Google 日曆的設定介面後,首先要做的,就是先取消全天的設定,而取消全天的這個動作,目的是要讓 Google 日曆上顯示的活動時間可以自行選定,才能避免沒看到正確時間的狀況發生。而且除全天的設定後,便利貼男、女孩們就可以直接選擇上排的時間項目,設定為上午 8:30,這麼一來日曆上的行程就會特別註記該活動是由上午的 8:30 開始。

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第三步 - 勾選重複顯示

解除全天設定,並選定好會議時間後,接下來就是最重要的環節,請便利貼男、女孩務必點選紅色框框中的「重複顯示」。若沒點選,Google 日曆會判定為單一活動,未來的每個星期一都不會顯示會議時間。所以,為了避免這種記錯時間、沒記到未來會議時間的狀況發生,要進行下一步之前,請務必檢查「重複顯示」是否已經勾選。

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第四步 - 提醒方式

當勾選「重複顯示」後,Google 日曆會跳出「提醒方式」的設定介面。便利貼男、女孩們可依照會議的固定時間,來進行「提醒方式」。比方說公司的晨間會議都是固定在藍色星期一舉行,這時就可以將顯示頻率設定為每週一提醒,同時也可以設定開始日期與結束日期。若晨間會議為無限期會議,結束日期可以勾選「永遠不要」。這麼一來,未來的每個星期一都會自動顯示晨間會議的提醒。

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第五步 - 通知設定

當晨間會議提醒的名稱、重複提醒時間都設定完成後,接下來就要設定要提早多少時間提醒便利貼男、女孩開始準備會議所需的東西。便利貼男、女孩們可以注意紅色框框中的「通知」選項,這個選項可以自行調整通知方式與提早通知時間。比方說「通知」方式,我們可以直接選擇是要以一般手機的通知來提醒,或是 E-mail 的方式來提醒,兩種方式擇其一,只要能確保自己一定會看到的方式都是好方式。而旁邊的時間則是提早多少時間進行通知,有些人早有準備好,可以設定提早 10 分鐘提醒,有些人則是還沒準備好,則是可以設定為前一天或是前幾天進行提醒,可以依照自己的狀況進行調整。請務必記得,設定完成後同樣要按下左上角的儲存鍵,整個提醒才算設定完成。

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第六步 - 設定完成

當一切都設定完成也成功儲存後,就能在自己的 Google 日曆上看到每週的週期日程表,而這些週期日程表的提醒不僅有自己看得到,也可以透過上次教大家的開放受邀對象權限,將這些週期日程表的提醒分享給受邀對象,讓所有與會的人士都能清楚的知道什麼時間有重要的會議要開,如此一來大家就能在會議前將所有要準備的資料準備好,輕鬆度過藍色星期一的晨間會議。

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Google 日曆中的週期日程表功能,不僅能協助所有便利貼男、女孩更容易記下公司的大小事時間,同時也能協助與會的商務人士、各部門主管準時參與重要會議,可說是辦公室中互相提醒的好工具之一。當然,Google 日曆週期日程表的功能也不僅能運用在工作上,家庭重要會議、朋友每個月的固定聚餐時間,甚至是每個月的薪水結算與發放都可以直接在上做提醒,讓所有用戶都能輕鬆地建立起固定的週期日程表,也能掌握每次重要的固定會議。









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David

我是David,David是我!我是個熱愛3C,沒有3C就吃不下飯、睡不著覺的3C痴、3C狂,更是個喜歡分享產品資訊、開箱評測的陽光大毛頭~
曾獲 HTC 論壇 HTC FUN 假趣超人氣作家獎項

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