【ChatWork 好用推】最強大的團隊溝通工具!工作請別再用 LINE 了!

【ChatWork 好用推】最強大的團隊溝通工具!工作請別再用 LINE 了!
恰爾斯

用 ChatWork 好一陣子了,我覺得在一個小 Team 或小企業用 ChatWork 管理專案的話,真的能解決不少「溝通上的」麻煩啊!這就是為什麼人家日本很多企業都不用 LINE 這類的通訊軟體來做主要工作溝通工具的緣故。這次參加了他們的活動又學到了不少東西,大家事情已經很多了,怎麼在溝通或開會方面減少出錯來提升工作效率,像這樣的雲端服務幫我們節省了很多的時間,你平常和組員溝通完成一個 Project,在中間的討論中不知道要花掉你多少,更不用說有其他雜事和家事要打擾你,在這個一人多工的年代,一個好的雲端會議室是非常必要的。

我自己是很喜歡 By Project 做事的人,因為每一個專案你可能會有不同的合作夥伴,不同的做事方法和溝通方式,所以除了有效的線上即時通訊,在自己的電腦和行動裝置其實都要有很好的整合才行(這年頭的人真的是忙不過來啊!),對我來說 ChatWork 在這部份設計地很漂亮,從時間軸到有效的群組搭配,讓我們在切換專案的時候不會亂掉,馬上就能進入工作模式,而且其實還滿好上手的!

當天活動時還去跟大家分享了我是怎麼用 ChatWork 去處理我的工作,大家都還討論得滿熱烈的^^

當時講的主題是「雜事與他們的產地」,我會訂這個主題的原因是因為我發現我們很多時候工作之所以 Delay,真的都是因為溝通不良造成的啊!從 PM 丟一個案子出來,開始討論客戶需求,接著安排工作時程,處理團隊的工作分配,到討論執行後的問題與解決方案,我們幾乎無時無刻都需要溝通...

但其實沒有想像中順利,尤其我最怕就是客戶不斷地修改,你的專案永遠沒有結束的一天,你必須在與客戶的討論串中不斷搜尋問題的癥結,同時還要和夥伴討論解決問題的方法,這一切都沒有這麼簡單,尤其是如果你手邊又有很多雜事要做,可能根本沒辦法把事情處理好。

小恰自己很推薦 ChatWork 的群組功能,相較於其他的通訊軟體,ChatWork 這個雲端會議室真的是設計來「工作」的,平常 PM 要交辦事情的話也是讓下面的人一目瞭然!我只要拉到工作管理,看我「未完成工作」就可以了,當做完時按下「完成」就超有成就感的啦!

這樣會讓我突然想到以前在竹科的 IT 部門,針對公司內部的簽呈管理與討論機制,我們還特別成立一個 Team 專門來設計這樣類似的系統,供全公司來使用,除了引進外部系統之外再加上自己的開發,如果當時就有 ChatWork 的話就好了,一次解決公司所有的溝通問題,還能省掉一整個 Team 的人力,老闆大概想都沒想到光是「溝通討論」就要花掉這麼大的成本!

其實時間拉到現在,很多公司或是機關團體在工作開會討論上還是非常沒有效率,用著不會存對話記錄、搜尋困難的 LINE 和群組複雜的 Facebook,當你要找某個人、某個專案、某個關鍵字或某個時間點的某個客戶傳來的檔案,你會怎麼做?拉到那個群組然後再翻查對話記錄?可能半天就這樣浪費掉了吧!

我這裡大推 ChatWork 清楚明瞭的設計,從專案和時間軸的排列,讓我很快就找到當初的 Case,連負責人和交辦人都清清楚楚的,當初新增的工作、附件或交辦事項都保留地很完整,讓你一分鐘內就能找到你要的關鍵資訊!

老實說我用 ChatWork 超好用的搜尋功能馬上就能找到要的東西,是不是有夠簡單的!

而且如果和群組成員共享檔案,你工作也不用一個個交代了,而且也不會有成員已讀未讀的壓力,大家都能看到相關附件,省時省力!請不要在執行專案的時候還在當小秘書了,把精力放在最重要的工作上吧!

最近發現更厲害的是還能跟 Gmail 和 Google 日曆的功能結合,當天也有分享這個新招給大家,只要透過 Zapier 這個服務就可以囉!只要 ChatWork 與 Gmail 連結設定完成,在 ChatWork 上我們就可以直接在設定好的收件群組確認 Email 內容,有興趣設定的朋友可以參考這個官方教學囉!還滿實用的呢!

話說最近大概快到尾牙的時間了,或許大家可以好好利用 ChatWork 來籌備歲末年終的活動,而且最近如果參加這個特別的活動,就能幫你們公司的尾牙大加碼啊!!如果你是尾牙籌備人的話更好,只要在 2016/12/30 之前用 ChatWork 企劃尾牙活動,一不小心就有機會拿到 10 萬元的尾牙活動基金,連我自己都好想去參加啊!

活動辦法可以參考這裡:傳送門

一起來用 ChatWork 改善你的工作溝通流程吧!
官方網站:http://www.chatwork.com/zh-tw/

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如果你要看漫畫、看八卦、看竹科、看熱鬧還是看老闆的臉色,找恰爾斯就對了!
■作者:恰爾斯
■主題:職場、漫畫、生活

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