[Google小教室]如何使用Google日曆快速回應所有受邀對象

[Google小教室]如何使用Google日曆快速回應所有受邀對象

不知道大家是否有過已經與朋友約好的行程,但因為一些突發狀況而沒辦法出席參加,或是會遲到的經驗嗎?這時,如果你是這個活動的招集人,活動人數少還好處理,若是活動人數一、二百個,要一個一個打電話、Line 連絡的話,光想到就會覺得頭痛吧?沒問題的,這次筆者要來教大家透過 Google 日曆上的快速回應功能,讓活動招集人可以在最短、最省錢的條件下,將臨時變更的活動時間、地點迅速通知所有參與人,而且還不局限於網頁版的 Google 日曆,連手機也能快速通知。究竟這個功能要怎麼做呢?就讓筆者來教大家吧。

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第一步 – 編輯活動

要透過網頁版的 Google 日曆來通知所有活動的參與人,首先一樣要透過已建立好的行程旁的「編輯活動」來進行設定。

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第二步 – 傳送電子郵件給邀請對象

點擊「編輯活動」並進入設定頁面後,可以看到右側紅色框框的位置,有個「傳送電子郵件給邀請對象」選項,點選後就能進行電子郵件快速回應的動作。

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第三步 – 傳送電子郵件

進入「傳送電子郵件給邀請對象」的頁面後,可以看到頁面中有收件者、主旨、訊息等,活動招集人可以自行設定要傳送訊息給哪些收件者,或是訊息主旨以及訊息內容。當一切都設定、撰寫完畢後,按下左下角的傳送鍵即可將臨時更改活動時間、集合地點的內容快速傳送出去,如此一來就不用大費周章的一個一個人聯絡。

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除了透過電腦版的 Google 日曆來回覆受邀對象外,大家也可以使用手機來進行快速回覆。而大家若要使用手機版的 Google 日曆,可以至 Play 商店或是 App Store 下載。下載後只要登入 Google 帳號,即可將 Google 日曆上的所有資料同步至手機中。

 

第一步 – 選取活動

首先,使用者可以開啟 Google 日曆 App,然後直接點選活動日期,進入活動記事後即可進行下一步。

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第二步 – 點選右上角設定選項

點選右上角的設定選項後,會出現刪除、傳送電子郵件給邀請對象兩個選項。若要刪除活動,可以點選第一個刪除選項,若要進行快速回應,就要點選第二個選項。

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第三步 – 選擇快速回應罐頭訊息、自訂訊息

若使用者正在會議中,或是在無法輸入文字的狀況下,可以直接點選上方的罐頭訊息進行快速回應。若還有其他事項要向所有參與人說明,則可點選最下方的自行撰寫回應,將要告知參與人的事項說明清楚。

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第四步 – 選擇通知方式

點選罐頭訊息,或是點選最下方的自行撰寫回應後,Google 日曆 App 會跳出寄送電子郵件的使用工具,若沒有安裝其他電子郵件 App,僅會顯示內建的郵件或是 Gmail 兩個選項。

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第五步 – 撰寫郵件

選擇寄件方式後,即可開始進行快速回應的內容撰寫。值得一提的是,若一開始選擇的是罐頭訊息,到撰寫郵件這個步驟時也可以修改罐頭訊息或是重新輸入訊息。讓使用者可以有更大的使用彈性。當內容輸入完成,按下右上角的三角形傳送鍵後,即可將郵件傳送給指定的所有活動參與人。

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Google 日曆除了提供網頁版的快速回應功能之外,同時也在 Google 日曆 App 中提供這項功能,讓出門在外的活動招集人可以隨時隨地傳送最新的活動訊息。再結合先前筆者為大家介紹的如何在 Google 日曆新增檔案如何在 Google 建立週期日程表,讓大家可以在工作、生活,甚至是辦活動等各種應用,更加便利、順手。

生活好點子

我是David,David是我!我是個熱愛3C,沒有3C就吃不下飯、睡不著覺的3C痴、3C狂,更是個喜歡分享產品資訊、開箱評測的陽光大毛頭~
曾獲 HTC 論壇 HTC FUN 假趣超人氣作家獎項

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